Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, zwanej dalej ustawą o VAT (Dz.U. nr 11, poz. 50 z późniejszymi zmianami nakłada obowiązek stosowania kas fiskalnych przez podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Rozporządzenie z dn.04.11.2014r zamieszczone w Dzienniku Ustaw w dniu 7 listopada 2014 dotyczy zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie określa zasady, zwolnienia i obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych w najbliższych latach ( 2015 - 2016).
Rozporządzenie z dn.14.03.2013r. w sprawie kas rejestrujących.
Kasa Fiskalna jest urządzeniem, które służy do rejestracji ewidencji obrotu sprzedawanych towarów lub usług oraz podatku należnego VAT, to autonomiczne narzędzie liczące, pracujące samodzielnie z własną bazą towarową.
Drukarka Fiskalna to rodzaj urządzenia fiskalnego służącego do rejestracji ewidencji obrotu sprzedawanych towarów lub usług oraz podatku należnego VAT, której podstawowym warunkiem pracy jest korzystanie z zewnętrznego oprogramowania i bazy towarowej umieszczonej na dedykowanym komputerze w celu prowadzenia ilościowo-wartościowej gospodarki magazynowej.
Od 27 sierpnia 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338). Nowe rozporządzenie daje możliwość przechowywania kopii paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej. Paragon fiskalny, zdefiniowany jako wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży, nadal musi jednak posiadać postać papierową w każdym przypadku, również jeśli jest tworzony przez kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii. W rozporządzeniu zostały szczegółowo określone kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne, w tym kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii (Rozdział 2§ 19). Dla użytkowników kas istotniejsze od warunków technicznych (które powinny zainteresować raczej producentów) są warunki stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii. Podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że: posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program archiwizujący.
Podczas sprzedaży w ciągu dnia pracy kasa z kopią elektroniczną drukuje papierowy paragon sprzedaży dla klienta , kopia tego paragonu zapisywana jest w tzw. pamięci podręcznej do której „trafiają” wszystkie paragony sprzedaży oraz wydruki „niefiskalne” zarejestrowane od ostatniego „Dobowego Raportu Fiskalnego” do momentu wykonania Dobowego Raportu Fiskalnego zamykającego dzień pracy na kasie .Wtedy to następuje przepisanie wszystkich paragonów sprzedaży jak również innych wydruków „niefiskalnych” z „pamięci podręcznej” na zewnętrzną kartę SD .Ten sposób pracy ma na myśli ustawodawca pisząc o „urządzeniach archiwizujących i informatycznych nośnikach danych”. Rozdział 2§19 pkt. 5: 5) bezpośrednio po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego program wywołuje transmisję wszystkich danych z pamięci podręcznej na informatyczny nośnik danych. W przypadku utraty danych lub uszkodzenia „pamięci podręcznej” (gdzie znajdują się wszystkie paragony sprzedaży z danego dnia ) lub nie zostały one prawidłowo przepisane na zewnętrzną kartę pamięci SD bez możliwości ich odtworzenia Rozporządzenie Ministra Finansów nakazuje uruchomienie następującej procedury: wezwanie serwisanta, sporządzenie protokołu ze zdarzenia, wysłanie protokołu z określeniem powodu awarii do producenta (w załączniku). Producent prowadzi rejestr wszystkich takich zdarzeń i z danymi dotyczącymi danego modelu urządzenia przesyła protokół do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego.
W przypadku jeżeli z jakichś przyczyn (uszkodzenie pamięci podręcznej, uszkodzenie karty SD ,brak karty SD w kasie np. kradzież), kasa będzie prowadziła nadal sprzedaż przez dwa dni umożliwiając wykonanie dwóch Dobowych Raportów Fiskalnych (bez przepisywania danych na zewnętrzna kartę SD ) sygnalizując ten stan migającą czerwoną diodą, zatrzyma jednak pracę kasy przy próbie wykonania Dobowego Raportu Fiskalnego trzeciego dnia.
W przypadku uszkodzenia lub zaginięcia aktualnie używanej karty pamięci kopii elektronicznej, należy włożyć nowy nośnik i przeprowadzić procedurę otwarcia nowej karty pamięci - z pamięci fiskalnej kasy zostaną na nią odtworzone dane narastające o obrotach i pojawi się na niej informacja, że poprzednia karta nie została zamknięta właściwą procedurą.
Decydując się na zakup urządzenia wyposażonego w moduł elektronicznej kopii paragonu stawiamy na oszczędność (około 300 zł. rocznie) i wygodę, tym bardziej, że od 1 stycznia 2013 roku kopie dokumentów fiskalnych (tzw. taśmy kontrolne) należy przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku ze sprzedaży.